ONLINE RECRUITING – Der Turbo für Ihre Personalbeschaffung

Was ist Online Recruiting?

Online Recruiting – gelegentlich auch e-Recruiting genannt – ist die Unterstützung der Personalbeschaffung mit entsprechenden Software-Lösungen und gehört inzwischen zu den wichtigsten Möglichkeiten. Im Grunde genommen handelt es sich um eine Personalbeschaffung im digitalen Zeitalter. Die seitherigen Prozesse werden weitestgehend optimiert, systematisiert und automatisiert, damit Sie schnell die passenden Bewerber für Ihr Unternehmen finden.

Eine Grundregel der Personalgewinnung bleibt allerdings konstant: Um die besten Fachkräfte muss geworben werden. Die Art und Weise, wie man das im digitalen Zeitalter macht, hat sich allerdings in den vergangenen Jahren stark verändert. Die Gewinnung der besten Mitarbeiter findet inzwischen immer mehr auf digitalen Wegen statt.

Wecken Sie das Interesse von Jobsuchenden an Ihrem Unternehmen und holen Sie die passenden Bewerber an Bord. Insbesondere in Zeiten des „War for Talents“ sollten Sie sich von Ihren Wettbewerbern unterscheiden, damit Sie immer genügend Bewerber in der passenden Qualität bekommen.

Wie starte ich mein erfolgreiches Online Recruiting?

Schritt 1: Bewerbungsprozesse

Gerade in kleineren Unternehmen sind die Prozesse in der Personalbeschaffung noch etwas unstrukturiert und beinhalten Optimierungspotenzial. Viele Aufgaben werden manuell und unterschiedlich gemacht und kosten viel Zeit. Diese sollten vereinheitlicht werden und in eine saubere Struktur gebracht werden. Dies ist die Voraussetzung für eine effiziente Automatisierung und Basis für die Implementierung entsprechender Software-Lösungen.

Legen Sie Wert auf schlanke und bewerberfreundliche Prozesse. Mögliche Kandidaten sollten sich mit wenigen Klicks bei Ihnen bewerben können. Die junge Generation ist selten bereit sich mit einem ausführlichen Lebenslauf und angehängten Zeugnissen zu bewerben.

Automatisieren Sie im ersten Schritt Ihre Kommunikation mit dem Bewerber und beachten Sie dabei immer die Anforderungen der DSGVO.

Schritt 2: Online Recruiting Software

Wählen Sie eine Software-Lösung, die Ihre Prozesse abbilden kann. Die Verwaltung von Stellenanzeigen und Bewerbungen sind meistens sehr aufwändig und sollten von einem Bewerbermanagement-System abgedeckt werden. So sparen Sie sich einen enormen Verwaltungsaufwand und steigern gleichzeitig die Qualität Ihrer Prozesse.

Schritt 3: Karriereseite

Viele Firmen haben inzwischen eigene Karrierebereiche auf Ihrer Webseite und bieten digitale Bewerbungsmöglichkeiten an. Eine eigene Karriereseite ist wichtig, um Bewerber auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen und ist gleichzeitig Bestandteil eines erfolgreichen Employer-Brandings. Sie ist der Köder bei der Jagd nach neuen Bewerbern im Internet. Dies wird leider noch von vielen Firmen zu wenig beachtet.

Auch technische Anforderungen sind zu berücksichtigen – schnelle Ladezeiten, responsive design (optimiert für mobile Endgeräte), Suchmaschinenoptimierung und Interaktions­möglichkeiten sind ein „MUSS“.

Zusätzlich werden immer öfter die Möglichkeiten des „social recruiting“ genutzt – z.B. eine gezielte Ansprache potenzieller Bewerber über Facebook. Mit den heutigen Online Marketing Methoden ist dies problemlos möglich.

Schritt 4: Employer Branding

Im Idealfall beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Arbeitgebermarke bei Ihren vorhandenen Mitarbeitern. Schaffen Sie die Voraussetzungen, dass Ihre Mitarbeiter attraktive Bedingungen vorfinden und zufrieden arbeiten können. Bringen Sie die Interessen der verschiedenen Generationen unter einen Hut. Dadurch erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung und reduzieren die Fluktuation im Unternehmen.

Für ein erfolgreiches Recruiting ist ein zielgerichtetes, erfolgreiches und budgetfreundliches Personalmarketing die beste Voraussetzung, um schnell die passenden Bewerber zu gewinnen. Schaffen Sie eine klare „Employer Value Proposition“ und ziehen Sie damit Ihre Wunsch-Kandidaten an. Durch die klare Darstellung Ihres Unternehmens legen Sie den Grundstein für eine klare Positionierung und Differenzierung zu Ihren Wettbewerbern.

Sie als Unternehmer müssen es schaffen, die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und (künftigen) Arbeitnehmern nach vorne zu bringen. Mit Konzepten aus dem „Vertriebs-marketing“ für Produkte und Dienstleistungen können Sie das eigene Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber mit einer starken Marke machen.

Heben Sie sich positiv von Ihren Wettbewerbern im Arbeitsmarkt ab und holen Sie die besten Bewerber in Ihr Unternehmen. Verwenden Sie die Prozesse der Markenbildung zum Aufbau Ihrer eigenen Arbeitgebermarke und entwickeln Sie Ihre Employer-Branding-Strategie.

Nutzen Sie die Möglichkeit sich als guten Arbeitgeber zu präsentieren. Zeigen Sie, dass es sich lohnt, sich bei ihnen zu bewerben. Hinterlassen Sie an allen Berührungspunkten mit Ihren künftigen Bewerbern einen positiven Eindruck. Sorgen Sie für:

• Einheitliches Layout und Struktur von Ihren Stellenanzeigen
• Mediaplanung passend für Ihre Zielgruppe (und behalten Sie die Budgets im Auge)
• Karriereseite(n) auf Ihrer Homepage
• Planung und Durchführung von Events für Ihre jeweilige Zielgruppe – z.B. Schnuppertag für Ihre künftigen Auszubildenden

Arbeiten Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale (USP's) heraus und finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen:

• Wofür steht Ihr Unternehmen?
• Was macht Ihr Unternehmen einzigartig?
• Warum lohnt es sich bei Ihnen zu arbeiten?
• Wer passt zu Ihrem Unternehmen?
• Wie sicher sind Ihre Arbeitsplätze?
• Was kann Ihr Unternehmen dem zukünftigen Mitarbeiter alles bieten?
• Wie unterscheiden sich Ihre Recruiting-Prozesse von denen Ihrer Wettbewerber?
• Wie läuft der Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen – was erwartet den neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen?

Machen Sie sich ausführliche Gedanken dazu und kommunizieren Sie diese nach innen und außen. Mit Kreativität und Besonderheit mit potenziellen Kandidaten ins Gespräch zu kommen: z.B. Spedition: LKW-Fahrer gesucht  kostenloser Kaffee auf Rastplätzen verteilen mit Link zu Ihren Stellenangeboten auf den Tassen/Bechern)

Eine bekannte Arbeitgebermarke zahlt sich mittel- bis langfristig aus. Ihr Personalbeschaffungsaufwand wird geringer, die Recruitingkosten sinken und Sie bekommen mehr passende Bewerbungen. Auch werden latent suchende Bewerber auf Ihr Unternehmen aufmerksam. (gestatten Sie mir hier eine kurze persönliche Erfahrung aus meiner Personalberaterzeit: Ein Kandidat formulierte das so: „Ich schlafe bei offenem Fenster und wenn eine passende Offerte vorbeikommt, dann greife ich zu.“)

Zusätzlich gewinnen Sie auch an Attraktivität bei Ihren Mitarbeitern und schaffen damit eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen. Die Leistungsbereitschaft wird höher, das Engagement wird größer und die Identifikation mit Ihrem Unternehmen steigen. D.h. die Mitarbeiterzufriedenheit und die Leistungsbereitschaft steigt. Es herrscht eine positivere und produktivere Arbeitsatmosphäre, in der die Unternehmensziele besser erreicht werden.

Weiterhin reduziert sich erfahrungsgemäß Ihre Krankheits- und Fluktuationsrate. Länger im Unternehmen bleibende gute Mitarbeiter sind eine solide Basis für Ihre künftigen Führungskräfte. Ein Blick auf die Alterspyramide in Ihrem Unternehmen verstärkt vermutlich die Bedeutung dieser Thematik. Als Nebeneffekt haben Sie auch noch einen höheren ROI (return on investment) bei Ihren Personalentwicklungskosten.

Ein weiterer Benefit sind Ihre eigenen Mitarbeiter bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Auch über diese „Markenbotschafter“ erhöhen Sie Ihre Reichweite bei der Suche. Ihre Mitarbeiter werden ihre eigene Begeisterung nach außen tragen und damit andere anstecken. Evtl. ist eine Mitarbeiterprämie für jeden gewonnen neuen Mitarbeiter billiger, als eine offizielle Suche über bezahlte Kanäle.

Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass uns die Digitalisierung vor neue Herausforderungen stellt, denen wir uns mit neuen Konzepten stellen müssen. Oder um es mit den Worten von Daimler-Chef Dieter Zetsche zu sagen: „Man muss früh aufstehen und hart arbeiten, wenn man in der heutigen digitalen Zeit mithalten will.“ Stellen Sie die Weichen für Ihre Mannschaft der Zukunft.

Schritt 5: Stellenanzeigen

Ihre Stellenanzeigen sollten Sie so gestalten, dass sie die Aufmerksamkeit Ihrer Wunsch-Kandidaten erzielen. Struktur, Texte und Bewerbungsmöglichkeiten sollten Sie auf Ihre Mitarbeiter-Zielgruppe abstimmen, damit diese sich bei Ihnen bewerben.

Stellenanzeigen sind ein Kernelement im Recruiting-Prozess. Sie müssen Interesse wecken und die richtigen Personen motivieren, sich zu bewerben. Die Stellenbezeichnung bzw. der Jobtitel spielen hierbei eine wichtige Rolle. Auch die Aufgabenbeschreibung muss interessant sein und der gelebten Praxis entsprechen. Zusätzlich gehört auch eine Nennung der Arbeitgeberleistungen mit in die Anzeige.

Die Gestaltung Ihrer Anzeigen ist wichtig und sollte möglichst einheitlich erfolgen. Allerdings haben manche Jobbörsen Rahmenbedingungen, die den eigenen Gestaltungsrichtlinien entgegenstehen. Sollte dies der Fall sein, dann gilt es einen tragbaren Kompromiss zu finden.

Schritt 6: Online Jobbörsen

Die Nutzung von Online-Jobbörsen sind bei vielen Unternehmen fester Bestandteil bei der Suche neuer Mitarbeiter. Über Tausend verschiedene Jobbörsen stehen dafür zur Verfügung – welche die richtigen für Ihr Unternehmen sind, gilt es herauszufinden.

Die erste Online-Jobbörse sollte auf der eigenen Internetseite etabliert werden. Ein eigenes Jobboard wäre ein erster Schritt, natürlich „responsive“ – also für mobile Endgeräte optimiert. Moderne Tools können auf einfache Weise in die vorhandene Internetpräsenz integriert werden.

Neben der eigenen Jobbörse sollten auch öffentliche Online-Jobbörsen genutzt werden. Im Zeitalter des E-Recruiting ist das inzwischen die beliebteste Methode, um Bewerber über das Internet zu finden.  Es gibt über tausend solcher Jobbörsen und es ist nicht so ganz einfach, die richtigen zu nutzen.

Über diese Stellenportale erzielen Sie eine große Reichweite Ihrer Stellenanzeigen. Allerdings kann dies auch ein „teurer Spaß“ werden. Bei einigen Portalen kann eine Anzeige bis zu 2.000 € pro Monat kosten. Es gilt also, ein besonderes Augenmerk auf die zu tätigenden Investitionen zu legen.

Schritt 7: Bewerberkommunikation

Die anschließenden Follow-up-Prozesse sollten Sie so gut es geht automatisieren und auf schnelle und professionelle Interaktionen mit Ihren künftigen Mitarbeitern achten. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass Bewerber eine Woche oder länger auf eine erste Antwort von ihrem zukünftigen Arbeitgeber warten. In den meisten Fällen ist er dann schon mit Ihren Mitbewerbern in Kontakt.

Unabhängig für welche Online Recruiting Lösung Sie sich entscheiden, müssen Sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Dieses Thema allein könnte schon ein eigenes Kapitel füllen. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Bewerbungen und die gespeicherten Daten haben, dass Sie jederzeit Auskunft geben können – zu Fragen wie z..B. „wer hat wann welche Bewerbung gesehen?“ und dass Sie auf Verlangen die entsprechenden Nachweise führen können. (Achtung: Dies ist keine Rechtsberatung – fragen Sie Ihren Anwalt)

Schritt 8: Kandidateninterviews und -auswahl

Hat es ein Bewerber zu Ihnen an den Tisch geschafft, dann sollten Sie ein professionelles Interview führen. Mit gezielten Fragen machen Sie sich ein Bild über Ihren künftigen Mitarbeiter. Prüfen Sie die fachlichen Skills, die sozialen Kompetenzen, gleichen Sie Ihre beiden Erwartungshaltungen ab und achten Sie auf die Körpersprache. Ein Interviewleitfaden kann hierbei wertvolle Dienste leisten.

Sind Sie in der glücklichen Lage sich zwischen mehreren geeigneten Kandidaten entscheiden zu müssen, dann kann die „ABC-Methode nach Herrn Professor Knoblauch“, eine wertvolle Hilfe sein.  Dabei werden die (künftigen) Mitarbeiter in drei Kategorien unterteilt. In sogenannte A-, B- oder C-Mitarbeiter. Diese Einteilung soll auf den legendären, ehemaligen CEO Jack Welch (General Electric) zurück zu führen sein.

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das in der Praxis:

• A-Mitarbeiter: ziehen den Karren
• B-Mitarbeiter: laufen neben dem Karren her
• C-Mitarbeiter: sitzen auf den Karren drauf

Bei aller Systematik, sollten Sie auch noch auf Ihr „Bauchgefühl“ hören und in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen – in den meisten Fällen liegen Sie dann goldrichtig.

Schritt 9: Onboarding neuer Mitarbeiter

Integrieren Sie neue Mitarbeiter systematisch in Ihr Unternehmen. In den meisten kleineren Unternehmen macht man sich am 1. Arbeitstag des „Neuen“ darüber Gedanken. Oft ist noch nicht einmal der Arbeitsplatz richtig vorbereitet, der Chef nicht im Haus und die Kollegen werden überrascht. Wie heißt es so treffend: „Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck“.

Untersuchungen zeigen, dass jede vierte oder fünfte Neueinstellung innerhalb der Probezeit gekündigt wird. Meistens sind die ersten Wochen im neuen Unternehmen dafür ausschlaggebend. Es ist wichtig ein Klima zu schaffen, das einen Einstieg ins Unternehmen erleichtert und eine zunehmende Bindung schafft.

Ein professionelles Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und sollte mindestens die ersten drei Monate durch geeignete Maßnahmen gefördert werden. Eine Neueinstellung kostet im Schnitt zwischen 30 und 50% des jeweiligen Jahresgehaltes. Durch das richtige Onboarding können Sie sich diese Kosten sparen und in Ihr weiteres Wachstum investieren.

 

Hans Maier

Digitalisierungsberater & Coach

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